Communicatiestijlen inzetten om je medewerkers zelfstandiger te laten worden

Arie’s medewerkers worden maar niet zelfstandig. Ze verdringen zich bij zijn bureau en wat hij ook probeert, ze vragen voortdurend zijn aandacht. Vorige week nog gaf hij een high potential een mooie opdracht. Ze mocht zelfstandig aan de slag, maar het werd niets. Hoe kun je verschillende communicatiestijlen inzetten om je medewerkers naar meer zelfstandigheid te begeleiden?

Arie is ervaren en inhoudelijk sterk. Het team lijkt een dreamteam: jong en eager; ze willen groeien en liefst snel. Arie ziet echter dat ze nog niet zo goed zijn als ze denken. Hij houdt daarom stevig de vinger aan de pols als de teamleden werken aan de opdrachten waar zij zelf verantwoordelijk voor zijn.

En geef hem eens ongelijk: het beste resultaat krijgt hij immers alleen als hij zelf blijft meekijken op de inhoud. Jammer alleen, dat daarmee het probleem blijft bestaan. Want die medewerkers weten het haarfijn: altijd even je projecten langs Arie sturen, dan komt het wel goed.

Arie wil anders werken en zorgen dat zijn team ook zonder zijn voortdurende hulp succesvol is. Want dat is zíjn idee van een dreamteam: mensen die zelfstandig werken. Maar hij loopt steeds weer vast.

Situationeel leidinggeven: verschillende communicatiestijlen

Hersey & Blanchard adviseren leidinggevenden aan te sluiten bij wat medewerkers op dat moment nodig hebben. Het model laat zien dat je steeds andere communicatiestijlen moet inzetten, afhankelijk van de mate van ervaring en motivatie van je medewerker. Het model is aan de linkerkant laag-directief; je hoeft niet precies te vertellen wat de medewerker moet doen. Rechts is het hoog-directief: de medewerker wil graag dat je precies voorschrijft wat hij moet doen. Onderaan is er weinig ondersteuning nodig en bovenaan veel. De medewerker kan vier stadia doorlopen: D1 tot en met D4. Alle stadia hebben behoefte aan verschillende communicatiestijlen.

Aansturen

Een medewerker in D1 doet meestal iets voor het eerst. Zo iemand heeft een lage competentie, maar vaak een hoog commitment. Zij wil echt iets nieuws onder de knie te krijgen. Dan stuur je haar aan met S1; Directing. Je vertelt haar letterlijk wat ze moet doen en hoe ze dit het beste kan aanpakken. Of ze nu een dag, een jaar of tien jaar voor je werkt. Als iemand iets voor het eerst doet, heeft ze uitleg nodig.

Arie heeft inmiddels pubers, maar hij weet nog goed hoe hij ze leerde veterstrikken. Vertel een kleuter heel enthousiast dat je in hem gelooft, dat hij getalenteerd is en dat hij heeft laten zien dat hij zichzelf kan aankleden, dus dat die veters ook wel zullen lukken. Dan weet je van tevoren dat veel frustratie, lawaai en gehuil het gevolg is. Het resultaat ken je: die veters worden nooit gestrikt.

Ook als iemand op kantoor iets voor het eerst doet, moet je stap voor stap uitleggen wat ze moet doen. Deels moet je het zelfs voordoen. Ze heeft instructie nodig. Meestal gaat ze daarna wel aan de slag.

Coachen

Als de kleuter uit het voorbeeld een aantal keer geprobeerd heeft die veters te strikken en het lukt nog niet helemaal, wordt het een ander verhaal. Hij heeft er geen zin meer in; het is te moeilijk.

Na een beetje ervaring komt een medewerker in fase D2 terecht. Ze is dan enigszins competent, maar heeft over het algemeen een lager commitment. Het is moeilijker dan verwacht. Naast het herhalen van de instructie is dan ook emotionele ondersteuning nodig.

Ondersteunen

Als een kleuter een paar keer zijn schoenen heeft gestrikt heeft hij alleen nog wat ondersteuning nodig. Je kunt de verantwoordelijkheid voor het strikken nu aan hem overlaten.

Kan je medewerker eenmaal zelfstandig werken, denk dan niet dat je klaar bent. Arie’s medewerkers ontdekten namelijk dat Arie het goed en snel kan, terwijl het hen nog veel energie en moeite kost. Zij vonden het wel gemakkelijk als Arie het gewoon zelf bleef doen.

Dit is een cruciaal moment. Je hoopt op snelheid en zelfstandigheid, maar je krijgt het werk weer terug. Dat is een grote valkuil, waar Arie steeds weer intrapt. Als je het dan oppakt heb je het bewijs geleverd dat je het inderdaad beter zelf kunt doen. Op dat moment is het juist van belang dat je een vinger aan de pols houdt, meekijkt, steunt en enthousiasmeert, maar het niet zelf gaat doen!

Delegeren

Ten slotte kom je in de fase van de puber die al jaren veters strikt. Die ga je niet voordoen hoe hij zijn veters moet strikken. Dan weet je zeker dat hij je uitlacht of boos wordt.

Toch is dit wat er vaak op kantoor gebeurt met ervaren medewerkers in D4. Je hebt te maken met een competente medewerker die graag bepaalde taken oppakt. Maar haar leidinggevende gaat haar onbewust betuttelen.

Een ervaren veterstrikker moet je vooral met rust laten. Je hoeft er alleen op aan te sturen dat het binnen de afgesproken tijd gebeurt. En dat is precies wat jij met ervaren en gemotiveerde medewerkers moet doen.

Kies elke keer uit je palet aan communicatiestijlen

Verschillende medewerkers zitten voor verschillende taken in verschillende fases. Als jij alle vier de communicatiestijlen kunt inzetten, kun je per situatie een stijl kiezen die past. Dat heet: situationeel leidinggeven. 

Soms moet je dus veel en letterlijk uitleggen en voordoen en soms moet je een stapje terug doen. Het kan lastig zijn en kost in het begin extra tijd. Maar op lange termijn levert het je voordeel op.

Arie’s dreamteam

Arie herkent het: “In D3 gaat het dus fout. Ik zal mijn stijl moeten aanpassen aan de fase waar de medewerker in zit. Ik laat me iedere keer verleiden het werk terug te pakken. Dat ga ik niet meer doen.”

Hij is benieuwd hoe dit zal werken in de praktijk. De komende weken houdt hij dit soort situaties bij in zijn coach journal, zodat we ze makkelijk samen kunnen evalueren.

Een paar dagen later krijg ik een appje: “Het werkt, er is meer rust in het team en vooral in mijn hoofd. Eindelijk weer eens meer tijd voor mijn eigen pubers thuis. Het is nog niet een echt dreamteam, maar wel al een stuk beter. Wil je binnenkort langskomen en mijn team uitleggen wat je mij verteld hebt? Dan kunnen we het er samen over hebben met jou erbij. Nu heb ik er eindelijk vertrouwen in dat het nog een keer dat dreamteam gaat worden.”

*Arie heeft in werkelijkheid vele namen; ik kom deze situatie vaak tegen in mijn praktijk.