Teamvorming, juist tijdens het maken van een strategisch plan
4 minuten leestijd
Het nieuwe management wil graag binnen een maand een helder en onderbouwd strategisch plan voor productontwikkeling voor de komende jaren.
Het is voor Mirjam, Hoofd van de afdeling consumenten en marktonderzoek, een kans om juist nu een goed strategisch plan neer te leggen. Als ze erin slaagt het nieuwe management nu te verrassen, kan ze gemakkelijker budget en resources krijgen voor haar plannen.
Mirjam wil het plan met de betrokken interne afdelingen opstellen, om alle beschikbare informatie te gebruiken. Een sterk strategisch plan is op dit moment nodig om de doelstellingen te halen en om in lijn met de aangescherpte bedrijfsmissie de komende jaren te groeien met de merken waar ze voor werkt.
Geen tijd, geen urgentie en geen richting
Er is echter geen tijd om dit plan in alle rust op te stellen. Mirjams dagen zitten vol met lopende projecten. Ze ervaart een gebrek aan gevoel voor urgentie bij de betrokkenen en de neuzen staan niet dezelfde kant op. De productafdeling vindt andere projecten belangrijk dan marketing en die voorkeuren verschillen ook weer van inkoop. Tijd voor actie.
“Niet te veel team, hoor”
Mirjam wil liefst inhoudelijk aan de slag en vindt het lastig dat ik in de workshop aandacht wil geven aan teamdynamiek. Daar zit echter wel de oplossing. Om te zorgen dat ze de omgeving meekrijgt, is het van belang dat zij haar collega’s beter leert kennen en de groep elkaar. Wanneer de deelnemers weten voor wie deze opdracht belangrijk is, weten ze bovendien op wie ze kunnen bouwen.
Opdracht
Mirjam wil dat ik een bijeenkomst organiseer voor haar multidisciplinaire team, waarin alle aanwezige ideeën voor productverbetering bij elkaar komen voor het strategisch plan. Vervolgens wil ze die ideeën toetsen aan marktinformatie en de uitkomsten van een onderzoek onder consumenten. De combinatie van marktinformatie en ideeën moet het team helpen om samen helder te krijgen wat de prioriteiten voor productontwikkeling zouden moeten zijn voor de komende jaren: het strategisch plan.
“Je mag tijd besteden aan teamvorming, maar niet te veel. Uiteindelijk moet het strategisch plan er komen”, eist ze.
Begin met het teamaspect
Ik organiseer een tweedaagse strategieworkshop waarin het internationale multidisciplinaire team alle aanwezige inzichten, projecten en ideeën krijgt, erover kan discussiëren en gezamenlijk tot een strategisch plan komt. Aan het eind van de workshop zijn de prioriteiten helder, wie wat gaat doen en het plan is klaar om aan het MT te presenteren.
De basis voor effectieve teams
Aan het begin van de tweedaagse geef ik de teamleden een eenvoudige opdracht: pak een foto die jouw rol in dit team verbeeldt en deel je beeld met het team.
Door deze opdracht wordt in het eerste uur van de tweedaagse van alle teamleden duidelijk wat ze verwachten, hoe ze tegen hun eigen rol in het team aankijken, wat ze komen brengen en halen en hoe belangrijk dit voor hen is. Met die elementen op tafel creëer ik rust en duidelijkheid in de groep. Het geeft vertrouwen en dat is de basis voor effectieve teams.
Een gezamenlijk doel
Doordat de opdrachtgever duidelijk is over haar wens, is duidelijk dat het team aan het einde van de tweedaagse de opzet voor een strategisch plan op papier heeft. Dat is een ander element van samenwerking: een gezamenlijk doel.
Mirjam benadrukt achteraf dat ze blij is met de balans tussen team en inhoud tijdens de workshop:
“Toch goed om te beginnen met de teamvorming, zodat we allemaal weten waar onze sterke en zwakke punten liggen. Als we dit intern hadden opgepakt, hadden we dat minder aandacht kunnen geven. Dat had me veel meer tijd en frustratie gekost en het had zeker niet het eenduidige en afgestemde resultaat opgeleverd dat we nu hebben.”
Concrete directe resultaten
Impact/effortmatrix
Mirjam heeft de impact/effortmatrix gevuld; voor elk project heeft ze bepaald hoeveel effort het kost en hoeveel impact het oplevert. Hoe groter de cirkel waar ze het project mee aangeeft, hoe hoger de potentiële opbrengst. Een enkel project waar veel mensen hard aan werken, heeft minder impact dan verwacht en bovendien een lage omzet. Stoppen dus. Een ander project kost weliswaar grote inspanning, maar heeft een enorme impact. Hier wil het team zeker mee door.
Kalender komende jaren
Vervolgens plaatst het team de belangrijkste projecten in een kalender. Dit geeft inzicht in de piekmomenten voor het team. Op basis van de matrix en de kalender kiest het team om sommige projecten wat te vertragen en andere te versnellen. Zo wordt ook duidelijk of er de komende jaren voldoende omzet is te genereren.
Actielijst
Het team beschrijft per persoon en per afdeling de acties met opleverdatum. Zo kan het team elkaar verantwoordelijk houden voor het tijdig opleveren van de projecten en kunnen ze ingrijpen op het momenten dat een onderdeel uitloopt.
“We hebben een duidelijk strategisch plan ontwikkeld voor onze grootste productlijn om te presenteren aan het management. Het proces is niet wollig en geeft direct resultaten. Voor het eerst heb ik bijna direct na een workshop een helder plan met duidelijke acties, dat is afgestemd met het team”, concludeert Mirjam.
Zelf een workshop houden voor een strategisch plan?
Ga naar https://www.ginnynijman.nl/strategieworkshop/
Geef een reactie